为进一步规范校团委各部门学生组织财务报销，加强财务管理，严格控制经费开支，提高资金使用率，现根据学校有关财务制度，结合校团委实际，制定本制度。

第一条 学生活动及预算审核要求：所有活动和经费需要严格按照预算进行报销，所有活动策划及预算需在活动开始前两周（14日内）进行审核，决算及发票在活动结束后10内整理上交，未经审批的活动及预算不能开展及报销，逾期上交的决算及发票不予报销。

第二条 学生活动及预算审批流程：所有活动及预算由学生团副初审签字——分管老师复审签字——分管副书记审核签字——分管财务终审签字（注：活动预算超过5000元、劳务费发放超过2000元的需正副书记双签）

第三条 学生活动预算规定：活动预算表需写清物资明细，预算表上物资名称需与发票上物资名称一致或归属一类，预算表上写明挂账与非挂账部分，挂账部分需在备注栏处注明挂账商家名称，并填写挂账申请表，同预算一起审批，其余以奖金、劳务费、商家赞助、其余部门赞助的形式报销的，一并填写具体详情（制表参考详见附件1：活动预算表)。

第四条 学生活动决算规定：原则上学生活动决算不得超出预算，因特殊情况超出预算的，超出部分不得超出预算的10%，且必须及时向分管老师及分管副书记汇报情况，待活动结束后提交情况说明（见附件2：关于某某活动决算超出预算的情况说明），并由分管老师、分管副书记签字后准予报销，超出预算部分计入学生组织年度整体经费。

第五条 活动物资购买与租赁：所有活动物资统一在实体店购买，实体店无法购买或是实体店与网店价格差距较大的，可选择网上购买，网上购买建议单次金额控制在200元以下，超过200元的，需提供收款方与发票上商家名称一致的支付记录。礼品类、食物类、花卉类、玩具类等物资不得购买，特殊活动需要除外；学生活动需租赁物资的，应对租赁物资进行妥善保管，不得损坏，损坏物资赔偿金额由各学生组织自行承担。

第六条 发票开具：一般情况下，在商家处购买物资，由商家开具增值税普通发票，发票上交后，由学校支付给商家，无需学生本人提前垫付。物资类发票需注明的信息包括：完整的湘大抬头信息、商家信息，物资具体名称、单价、数量（注：打印、复印单张数量不得超过2000张，超过2000张的需商家提供详细清单并盖章），商家不便开具纸质发票的可开具电子发票和收据，电子发票与纸质发票具有同等效力，收据仅作为支付凭证，用于劳务补助发放凭证。

第七条 发票交接：发票与活动决算一同上交，所有活动实行一次一结，不允许分次上交，发票交接前需在背后注明活动名称、组织名称、证明人（学生组织负责人）、经手人（分管老师），待检查无误后领取发票交接单，发票交接单作为发票对账的唯一凭据，不可遗失。

第八条 挂账要求：学生活动确需挂账的，挂账金额不得超过200元，挂账物资需与预算表物资一致，学生活动挂账前需填写挂账申请单（见附件3：挂账申请单），由分管老师签字后一式两份，一份交由办公室存档，另一份交由商家处留存，挂账商家处签字由学生组织主要负责人签字，其余人签字一律无效，未经申请的挂账自行承担，不予报销。

第九条 活动赞助：学生活动金额较大的，可向学校附近商家（学生社团另有规定除外）寻求一定赞助，但需提前向分管老师汇报，由分管老师负责与商家对接具体事宜，涉及现金赞助的，由分管老师代为保管，用于活动支出。

第十条 学生活动预支：一般情况下，不允许学生活动提前预支经费，特殊情况下需预支的（搬运费、清洁费等其他不能开具发票的情况），向分管老师说明情况后由分管老师预支，预支金额不得超过预算的20%，大型活动需预支较大金额时由各组织分管老师向学校财务处办理预支手续。

第十一条 加班用餐：学生大型活动、紧急活动等需进行加班等情况时，可向分管老师申请加班用餐，用餐经费需规划纳入活动预算内，用餐一律由松涛山庄配送，不得在校外就餐，加班用餐标准为30元/人，且同一活动加班用餐原则上为1次，最多不超过2次。

第十二条 学生劳务费发放：学生活动及老师安排的一般任务原则上不发放劳务费，因学校重大活动或紧急工作，确需加班的，由分管老师向分管书记汇报后，可根据实际工作量酌情发放少量劳务费，发放标准为45元/天，不允许借用他人信息代收劳务费，其他需以劳务费形式报销的收据，需提供支付记录及劳务补助申请。

第十三条 活动用车：原则上学生外出参加活动一律乘坐公共交通工具，不允许公务派车，学生大型活动需统一外出的，由学生组织负责人提交用车申请至办公室，由办公室统一派车。